7 min read

Jak firma edukacyjna wykorzystuje relacje by wygrać z kryzysem?

2020-06-17 12:00:53

Jak wydawnictwo organizujące konferencje pokonało czas izolacji_ (9)

Ciekaw jesteś, jak wygląda zarządzanie strategiczne w dużej sieci edukacyjnej w czasie kryzysu, w branży która w szczególny sposób odczuła tzw. ”lockdown”?

W dzisiejszym artykule opisującym studium przypadków przedsiębiorstw, które poradziły sobie w kryzysowej sytuacji, porozmawiamy z Grzegorzem Jasińskim, Prezesem Zarządu sieci edukacyjnej Kraina Odkrywcy.
-> Pobierz raport najciekawszych innowacji powstałych pod wpływem kryzysu  COVID-19

Wizytówką biznesową Grzegorza jest zatrudniająca ponad 200 osób firma oferująca nową wartość na rynku opieki i kształcenia dzieci od 0 do 6 lat. Ogrody sensoryczne zamiast plastikowych placów zabaw, komfortowe wnętrza w stylu skandynawskim z monitoringiem i kadra pasjonatów, dbających o zrównoważony rozwój i bezpieczeństwo dzieci, to podstawowe, ale nie wszystkie walory wyróżniające firmę na rynku. 


Jednak biznes ten w trakcie tymczasowego zamrożenia gospodarki szczególnie ucierpiał na funkcjonowaniu.
Termin zamknięcia przedszkoli i żłobków przedłużono bez konkretnej informacji kiedy i na jakich warunkach placówki zostaną otwarte. Jak wiemy na dzien dzisiejszy “lockdown” placówek szkolnych został przedłużony, aż do końca roku szkolnego 2020.

W Polsce ok. 2,7 mln dzieci w wieku od 0 do 6 lat już od czasu ogłoszenia zamknięcia publicznych sektorów gospodarki spędza czas głównie w domu, a branża prywatnych żłobków i przedszkoli wytrwale odsuwa w czasie coraz bardziej realną wizję masowych zwolnień i likwidowania placówek.

REBOUND: Rodzice kontra żłobki i przedszkola: wojna czy wspólna sprawa? Jak to wygląda z Twojej perspektywy?

Grzegorz Jasiński: Społeczna odpowiedzialność biznesu to za mało na dzisiejsze czasy. Potrzebujemy świadomości biznesowej klientów i zbiorowej odpowiedzialności za biznes. Jako liderzy i eksperci w branży wiemy, że żłobki i przedszkola to ludzie i miejsca - zależy nam, aby dzieci wróciły do znanych sobie, wykwalifikowanych i oddanych opiekunów oraz nauczycieli i proaktywnie działamy, aby tak się stało.

Rozumiemy też frustrację rodziców, którzy spędzając czas z dziećmi w domu nie widzą sensu i zasadności w ponoszeniu opłat za czesne w czasie, kiedy placówki są zamknięte.

Edukujemy rodziców, transparentnie pokazujemy jak skonstruowany jest nasz model biznesowy, skąd czerpiemy przychody, jaka jest struktura kosztów. Jesteśmy przedsiębiorcami, poradzimy sobie i nadal będziemy prowadzić biznes. Ale czy zdołamy zachować ludzi i lokale? Bez biznesowej odpowiedzialności, a przede wszystkim ŚWIADOMOŚCI społeczeństwa będzie to karkołomne.

REBOUND: Jak wygląda edukacja zdalna dla dzieci w wieku 0-6?

Grzegorz Jasiński: Postawiliśmy na aktywizowanie społeczności naszych klientów i pozyskiwaniu nowych - jak?

Utworzyliśmy newsletter z propozycjami zabaw dla dzieci - nauczyciele i dział marketingu pracują jak szaleni, w ciągu 4 tygodni zbudowaliśmy listę mailingową 2000 subskrybentów;

Utworzyliśmy grupę na Facebook - ZADOMOWIENI - koncentrujemy się na ekologii, idei zero waste, motywem przewodnim są rośliny, ale wszystkie posty dotyczą konkretnych aktywności, które można realizować w domu z dziećmi - w ciągu pierwszych 2 tygodni mieliśmy ponad 1000 członków, grupa nadal rośnie;

Utworzyliśmy infolinię dla rodziców “Praktyk pomaga” - do 16 marca zabiegani zastanawialiśmy się jak mądrze kontrolować, czy opiekunki i nauczyciele wystarczająco profesjonalnie dbają o rozwój naszych pociech.

Outsourcing praktykowany w korporacjach z powodzeniem przenieśliśmy do własnych rodzin. Nauczyliśmy się rozliczać dyrektorów żłobków i przedszkoli z zagwarantowanych w kontraktach usług. A jak zostaliśmy sami z dzieckiem w czterech ścianach okazało się że bez profesjonalnej porady ani rusz - rodzice pytają o dietę, o tzw. „odpieluchowanie”, jak radzić sobie z frustracją, jak tłumaczyć dlaczego nie wychodzimy na zewnątrz;

Udostępniamy filmy edukacyjne utworzone przez pracowników naszej sieci - do niedawna nie wiedzieli jak zrobić profesjonalny film, część z nich obawiała się kamery;

Nie zwolniliśmy ani jednej osoby na ponad 200 pracowników.

REBOUND: W jaki sposób zmieniła się obsługa klienta i komunikacja w czasach kryzysu?

Grzegorz Jasiński: Utworzyliśmy infolinię dla rodziców n/t zaistniałej sytuacji -transparentnie przekazujemy informacje, koncentrujemy się na faktach, rozmowy uzupełniane są cyklicznymi mailami wysyłanymi do rodziców. Wprowadziliśmy obniżkę czesnego, wdrożyliśmy prosty, ale profesjonalny system obsługi reklamacji - praca zdalna, wymiana informacji na wspólnych plikach - proces przebiega sprawnie. 

Aktywnie budujemy relacje z klientami - telefony w ponad 90% odbierane są z entuzjazmem, rodzice chętnie dzielą się informacjami o dzieciach, doceniają wsparcie i podjęte przez nas działania; reagujemy na wątpliwości, identyfikujemy osoby, które potrzebują wsparcia finansowego - przed nami projekt jak im pomóc i zorganizować dla nich środki jeśli sytuacja będzie się przedłużać;

Ruszamy z rekrutacją dzieci do placówek mimo ich zamknięcia - dziwnie brzmi, ale jest to możliwe i konieczne.

8

REBOUND: Jaka była Twoja najistotniejsza decyzja, którą podjąłeś w firmie od początku ogłoszenia zamrożenia gospodarki i dlaczego właśnie ona nią była?

Grzegorz Jasiński: Kluczowych decyzji było kilka. Teraz mogę powiedzieć, że najistotniejsza była koncentracja na wsparciu rodziców - czyli naszych klientów i pracowników w tym trudnym czasie.

Na początku wszyscy byli przerażeni, dlatego jako zarząd staraliśmy się spokojnie analizować napływające dane, szukać możliwych form wsparcia naszej działalności, a także szybko podejmować działania nacelowane na zabezpieczenie ciągłości pracy. Chcieliśmy aby zarówno rodzice jak i nasi pracownicy czuli, że jesteśmy z nimi. Powstały infolinie, grupy na fb, materiały dla rodziców, których celem było poznanie bolączek klientów i wychodzenie z rozwiązaniami jeśli tylko to było możliwe. Regularnie prowadziliśmy rozmowy z naszymi klientami.

Ze względu na ogólny chaos w przestrzeni medialnej, ważna okazała się precyzja w interpretacji pojawiających się nowych ustaw i rozporządzeń, a także szybka reakcja na nie w postaci komunikatów. Posługiwaliśmy się tylko oficjalnymi dokumentami, a nie "fake newsami”, co pozwoliło nam działać sprawnie i nie generować zbędnego szumu informacyjnego. W czasie kryzysu jest to szczególnie ważne.

Zależało nam na sprawnej reorganizacji pracy sieci placówek i biura, pobudzeniu kreatywności współpracowników, których energię chcieliśmy przekierować z niepewności związanej z pozamykanymi przedszkolami i żłobkami na twórcze działanie. W czasie kryzysu udało nam się poznać wyjątkowo dużo mocnych stron naszych pracowników, a także z nich skorzystać, co uważamy za bezcenną wartość.

REBOUND: Jaką strategię dotyczącą inwestycji i wydatków przyjąłeś na początku ogłoszonych zmian?

Grzegorz Jasiński: Cel był jasny: chcemy utrzymać wszystkie placówki i całą kadrę. Na razie, odpukać, udało nam się. Wsparcie wielu rodziców i pozytywne słowa były dla nas bardzo ważnym wsparciem i dodawały nam sił w tej nierównej walce z koronawirusem.

Oczywiście wiązało się to z pewnymi ograniczeniami jeśli chodzi o wynagrodzenia, zdecydowaliśmy się na negocjacje z pracownikami i wprowadziliśmy postojowe oraz zmniejszenie wymiaru etatów.

Podjęliśmy także negocjacje z właścicielami wynajmowanych przez nas lokali o obniżce wysokości czynszów - nie zawsze łatwe, przecież oni także znaleźli się w trudnej sytuacji z powodu koronawirusa. Negocjowaliśmy również z innymi kontrahentami.

Dzięki obniżeniu kosztów udało nam się zmniejszyć o 40% czesne na czas zamknięcia placówek - rozumieliśmy problemy z jakimi borykali się nasi klienci, staraliśmy się wytłumaczyć, że rezygnacja przez nich zupełnie z opłat oznaczałaby likwidację placówek, co oznaczałoby, że dzieci nie wrócą już do żłobków i przedszkoli, a przede wszystkim lubianych przez siebie nauczycieli i opiekunek.

W budżecie kryzysowym uwzględniliśmy oczywiście informacje na temat tarcz. Co prawda nie spodziewaliśmy się takich utrudnień formalnych i nakładania na nas dodatkowych obowiązków nie wynikających z Ustaw - zakładaliśmy możliwość przetrwania przez pewien czas dostosowując działania do sytuacji rynkowej.

REBOUND: Co byś zrobił pół roku temu, gdybyś wiedział, że nastąpi kryzys?

Grzegorz Jasiński: Ciekawe pytanie - na pewno większe rezerwy finansowe ułatwiłyby przetrwanie tego trudnego czasu. Z drugiej strony w naszych realiach rynkowych o takie rezerwy niełatwo. Jako bardzo dynamicznie rozwijająca się sieć, gdybyśmy potrafili wróżyć, albo ktoś ostrzegłby nas odpowiednio wcześniej, pewnie rozłożylibyśmy inaczej procesy inwestycyjne, aby nie generowały tak wysokich kosztów w czasie kryzysu.

REBOUND: Jakie cechy posiada Twoja firma, które pozwalają odbić się od kryzysu?

Grzegorz Jasiński: Pierwsza moja myśl to ludzie. Mamy mocną ekipę - grono zaangażowanych, twórczych pracowników poszukujących rozwiązań niezależnie od okoliczności, stale dołączają nowe osoby z pozytywnym nastawieniem i chęcią robienia wielkich rzeczy. Może nie tyle to cecha co ogromna wartość, z której jesteśmy dumni.

Cechuje nas szybkość w podejmowaniu decyzji oraz sprawność w analizie otoczenia biznesowego i prawnego, która pozwala nam odpowiednio reagować na to co się dzieje i korzystać z pojawiających się szans. Pomimo wielkości firmy, nadal mamy nastawienie i kulturę charakterystyczną dla zwinnych "startupów”.

Kryzys pozwolił nam uświadomić sobie, że mamy wielu zadowolonych klientów, którzy pomimo trudnej sytuacji pozostali z nami i nas wspierali - ponad 90% rodziców pozytywnie zareagowało na nasze działania w tym trudnym czasie i doceniło podjęte decyzje.

Mamy również wielu kontrahentów, z którymi wzajemnie wspieramy się i nasze relacje biznesowe weszły w czasach pandemii na wyższy poziom - to również pozytywnie nastraja na przyszłość. Co ciekawe - mówimy o biznesie, na pierwszy rzut oka kojarzącym się z twardymi danymi i bezwzględną ekonomią, a bez ludzi i relacji ani rusz :)

REBOUND: Jaką najtrudniejszą lekcję wyciągnęłaś z obecnej sytuacji?

Grzegorz Jasiński: Cała sytuacja była i jest trudna. Kryzys był tak dużym zaskoczeniem, że nie było czasu na refleksje. Być może najtrudniejsze lekcje jeszcze przed nami - mamy nadzieję lekcje wyłącznie zdalne ;) Obecnie myślę, że jest ciężko, ale w miarę stabilnie, a z właściwymi ludźmi i nastawieniem na poszukiwanie rozwiązań można mieć poczucie sukcesu nawet w dobie zagrożenia i dostrzegać szanse tam, gdzie na pierwszy rzut oka ich nie ma.

REBOUND: Jak widzisz swoją firmę i jej usługi w niedalekiej przyszłości?

Grzegorz Jasiński: Ciągła zmiana, niepewność, a nawet pewna mglistość w biznesie - którą od jakiegoś czasu można dostrzec - sprawia, że najważniejsze jest obecnie nieprzywiązywanie się do planów. Stawiamy na ciągłe uczenie się i szybkie reagowanie na tzw. „czarne łabędzie.". Wracamy do planowanego przez kryzysem rozwoju.

Trochę ostrożniej będziemy planowali finanse firmy, ale nie zamierzamy się zatrzymać. Jeśli chodzi o naszą główną usługę, opiekę żłobkową i przedszkolną, na pewno chętniej wprowadzimy rozwiązania związane z możliwościami edukacji zdalnej i skorzystamy z potencjału ujawnionego przez naszych pracowników w czasie ostatnich dwóch miesięcy.

We współpracy z kilkoma uczelniami planujemy realizację badań naukowych związanych z wdrożeniem systemów do wspierania naszej działalności w czasie ewentualnych przyszłych kryzysów epidemicznych.

7

-> Pobierz raport najciekawszych innowacji powstałych pod wpływem kryzysu  COVID-19

Grzegorz Jasiński / CEO Kraina Odkrywcy

W 2008 roku, na piątym roku studiów założył własną firmę, uzyskując dotację w wysokości 1,7 mln PLN na rozwój platformy do kształcenia online. Realizował ambitne projekty edukacyjne przy wsparciu funduszy Unii Europejskiej, jednocześnie szukając miejsca na rynku, które pozwoli na stworzenie firmy z potencjałem do dynamicznego rozwoju. Do tej pory pozyskał na rozwój biznesu 25 mln PLN.

Mocną stroną Grzegorza jest analityczny umysł i intuicja do ludzi, w których szybko odkrywa potencjał, umiejętność dostrzeżenia szansy w każdym wyzwaniu, wytrwałość granicząca z uporem oraz nieustępliwość względem zasad, ale z dbałością o relacje.

Topics: case study
REBOUND 2020

Written by REBOUND 2020

Featured